Każda istniejąca osoba prawna, w tym spółka, musi mieć określoną i zarejestrowaną siedzibę. Nawet, jeśli operuje wyłącznie w sferze handlu elektronicznego (e-commerce). Praktycznym usprawiedliwieniem wymogu ujawnienia siedziby jest określenie właściwości miejscowej sądu rejestrowego, jak również miejsce zgromadzeń wspólników spółki, czy miejsce spełnienia świadczenia dla kontrahenta. Kolokwialnie mówiąc, siedziba spółki jest odpowiednikiem miejsca zamieszkania osoby fizycznej.
- Siedziba spółka a adres spółki – różnice
Siedzibę spółki należy odróżnić od adresu spółki. Siedzibę wyznacza wyłącznie miejscowość, na terenie której znajduje się budynek czy lokal, w którym ma mieścić się organ. Adres spółki stanowi konkretyzację siedziby spółki, w postaci ulicy i numeru budynku czy lokalu.
W akcie założycielskim spółki (umowie, statucie spółki) określić należy samą miejscowość jako siedzibę spółki. Konkretny adres przyjmuje się uchwałą przez organ stanowiący spółki – zarząd w przypadku spółek kapitałowych (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna) lub uchwałą wspólników w przypadku spółek osobowych (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna). Wyjątkiem będzie spółka osobowa partnerska, w której powołano zarząd bądź spółka jawna, komandytowa i komandytowo-akcyjna, w której wspólnikiem odpowiadającym bez ograniczeń za zobowiązania tej spółki osobowej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna – w takim przypadku uchwałę o zmianie adresu podejmują również członkowie zarządu.
Uchwałę o wyznaczeniu adresu podjąć należy najpóźniej w trakcie zgłoszenia spółki do właściwego sądu rejestrowego – Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS). Praktyczne wyjaśnienie konieczności wskazania adresu na etapie zgłoszenia osoby prawnej do Krajowego Rejestru Sądowego wynika z konieczności określenia właściwego adresu do doręczeń i korespondencji spółki.
- Obowiązek aktualizacji adresu
Wszelkie pisma procesowe kierowane do spółek doręcza się na adres ujawniony w KRS. Dlatego bardzo ważne jest, by spółki poprzez swoje organy zawiadamiały Krajowy Rejestr Sądowy o każdej zmianie adresu, w innym przypadku pisma doręczane na adres ujawniony w rejestrze korzystają z fikcji doręczenia, czyli uznania pisma za skutecznie doręczone, mimo że adresat faktycznie go nie odebrał. Oznacza to, że w przypadku zaniedbania obowiązku aktualizacji adresu do doręczeń, wszelkie pisma przychodzące pod adres wskazany w rejestrze będą uważane i traktowane za doręczone pod adres właściwy, wywołując skutki prawne.
W rezultacie organy spółek i wspólnicy mogą nie wiedzieć o toczących się postępowaniach, gdyż dwukrotnie awizowana przesyłka uznawana jest za prawidłowo doręczoną. Taka sytuacja może mieć istotne konsekwencje, gdyż może pozbawić spółkę skutecznej obrony praw przed polskim sądem czy polskimi organami administracyjnymi.
- Zmiana siedziby
Zmiana siedziby spółki wymaga każdorazowo zmiany aktu założycielskiego – statutu lub umowy spółki. W tym celu konieczne jest podjęcie przez wspólników na zgromadzeniu wspólników uchwały o zmianie umowy spółki ze wskazaniem nowej siedziby oraz dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Dodatkowo w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej i komandytowo-akcyjnej zmiana umowy spółki będzie wymagała zachowania aktu notarialnego (jako tej samej formy, która była wymagana do ich zawarcia). Obecność notariusza nie jest obligatoryjna w przypadku spółek, które zawarły umowę w zwykłej formie pisemnej – dotyczyć to może spółki jawnej i partnerskiej. Podobnie w przypadku spółek założonych przy wykorzystaniu wzorca umowy (elektronicznie). W przypadku spółek, zawartych online za pomocą gotowych wzorców umowy w systemie S24, zmianę siedziby dokonuje się za pomocą tego systemu, z pominięciem czynności u notariusza.
Co ważne, zmianę umowy spółki należy zgłosić w Krajowym Rejestrze Sądowym, prowadzonym przez właściwe sądy rejonowe, zwane sądami rejestrowymi. Wpis ma charakter konstytutywny, co oznacza, że zmiana siedziby spółki skuteczna będzie dopiero od momentu jej ujawnienia w rejestrze.
Zmianę umowy spółki należy zgłosić w KRS w terminie 6 miesięcy od momentu podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki. W przeciwnym razie podjęta uchwała straci moc.
W sytuacji, gdy wspólnicy lub osoby reprezentujące wspólników przebywają za granicą, doradzamy klientom, by zmiana siedziby nastąpiła na podstawie udzielonego nam pełnomocnictwa do reprezentowania ich na zgromadzeniu wspólników i do wykonywania prawa głosu w zakresie podjęcia uchwały dot. zmiany siedziby. Jeśli w umowie spółki nie stwierdzono inaczej, pełnomocnictwo udzielone w zwykłej formie pisemnej będzie wystarczające.
- Zmiana adresu
Inaczej natomiast wygląda sama zmiana adresu spółki bez zmiany siedziby. Często dzieje się to poprzez zawieranie przez spółkę nowej umowy najmu na inny lokal, położony w tej samej miejscowości. Zmiana adresu spółki o ile zmianie nie ulega miejscowość nie wymaga zmiany umowy spółki jak w przypadku zmiany siedziby. Nie istnieje zatem w takim wypadku obowiązek odnotowania zmian w akcie założycielskim (w umowie spółki czy statucie). W związku z tym nie ma potrzeby zwołania zgromadzenia wspólników oraz zawarcia zmian w akcie notarialnym. Dotychczasowy adres spółki może być zastąpiony innym adresem wyłącznie poprzez samo podjęcie w zwykłej formie pisemnej uchwały:
- zarządu spółki w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, spółki partnerskiej, w której powołano zarząd
- zarządu wspólnika spółki jawnej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej, który odpowiada bez ograniczeń za zobowiązania tych spółek - dotyczy sytuacji, w których wspólnik ten jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółką akcyjną
- wspólników spółki w przypadku spółki, jawnej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej, w których wspólnikiem nie jest inna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub inna spółka akcyjna oraz w przypadku spółki partnerskiej, w której nie powołano zarządu.
Odpowiednio zarząd lub wspólnicy są zobowiązani do zgłoszenia zamiany adresu do KRS w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały. Uchwała sama jest skuteczna od momentu jej podjęcia, a wpis w KRS jest wpisem deklaratoryjnym – obowiązuje od dnia zdarzenia, a nie od dnia wpisu. Konsekwencją niedotrzymania terminu może być postępowanie przymuszające oraz grzywna. W postępowaniu przymuszającym sąd wzywa członków zarządu lub wspólników, wyznaczając 7-dniowy termin do złożenia stosownych dokumentów i wniosku. W przypadku niezłożenia dokumentów, sąd może nałożyć na każdego z członków zarządu lub wspólników spółki grzywnę. Jeśli nałożenie grzywny nie spowoduje złożenia wniosku i dokumentacji, sąd może ponownie nałożyć grzywnę.
Jeśli zmiana adresu spółki wiąże się ze zmianą miejscowości, czyli zmianą siedziby, wówczas należy dochować wymogi obowiązujące przy zmianie siedziby i w KRS, oprócz uchwały o zmianie adresu przedłożyć należy jednolity tekst umowy spółki lub statutu po ich wcześniejszej zmianie.
- Dalsze obowiązki rejestracyjne
Poza zgłoszeniem zmiany siedziby i zmiany adresu do KRS należy każdorazowo zgłosić nowy, właściwy adres do Urzędu Skarbowego i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Zgłoszenia aktualizacyjnego adresu do Urzędu Skarbowego dokonuje się poprzez złożenie formularza NIP-8 w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Organ ten ma obowiązek następnie przekazać dane z formularza do Głównego Urzędu Statystycznego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych zmianę adresu zgłasza się elektronicznie w terminie 14 dni od dnia zdarzenia. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać o tym, że zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 września 2020 r. o sygn. I FSK 911/20 oczekiwanie na ujawnienie w KRS zmiany siedziby nie zwalnia podmiotu z obowiązków informacyjnych względem organów podatkowych i dbałości o wskazanie aktualnego adresu do doręczeń.
Alicja Machała-Pucek
radca prawny
